1. REKISTERIN PITÄJÄ
Nimi: Huotarin Erämiehet ry
Y-tunnus: 3031333-1
Osoite: Suokyläntie 28, 74150 Iisalmi
Puhelin: 044 755 1419
2. YHTEYSTIEDOT TIETOSUOJA-ASIOISSA
huotarineramiehet@gmail.com
040 844 1691
3. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
Seura käsittelee seuraavia henkilötietoja
Jäsenen perustiedot, jotka ovat välttämättömiä seuratoimintaan osallistumiseksi:
• postiosoite (jäsenen valinnan mukaan työpaikalle tai kotiin)
• kotimaa
• puhelin- ja/tai matkapuhelinnumero
• sähköpostiosoite
• sukupuoli
• syntymäaika
• metsästäjänumero
Jäsenen erityistehtävät ja roolit yhdistyksessä
Jäsenmaksuihin liittyvät tiedot
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET
Jäsenten henkilötietojen käsittelytarkoituksia ovat:
• Tapahtumien ja koulutusten järjestäminen
• Jäsenmaksujen käsittely
• Ansiomerkkien myöntäminen
• Mahdolliset jäsenyyteen ja merkkipäiviin liittyvät muistamiset
• Yhteydenpito ja viestintä
• Markkinointi
• Metsästäjäliiton jäsenyystiedot
5. KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET
5.1 Oikeutettu etu
Seuran oikeus käsitellä rekisteröidyn eli jäsenen henkilötietoja perustuu osin jäsenyyden synnyttämään oikeutettuun etuun. Jäsenen voi kohtuudella olettaa tietävän, että Seura käsittelee hänen henkilötietojaan Seuran toiminnan yhteydessä. Jäsenellä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Seuran oikeutettuun etuun. Tässä tapauksessa Seura arvioi, onko henkilötietojen käsittelyn jatkamiselle olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää jäsenen oikeudet ja edut.
5.2 Sopimus
Seura käsittelee henkilötietoja myös sopimusten valmistelemiseksi ja täytäntöön panemiseksi esimerkiksi silloin, kun jäsen tekee Seuran kanssa metsästysvuokrasopimuksen.
5.3 Suostumus
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös suostumuksen perusteella siinä määrin kuin lainsäädäntö sitä edellyttää, esimerkiksi, jos jäsen antaa suostumuksen kuvansa lisäämiseen Seuran verkkosivuille. Lisäksi Seura luovuttaa henkilötietoja toiselle rekisterinpitäjälle ajoittain jäsenen suostumuksen perusteella.
6. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJARYHMÄT
Henkilötietoja luovutetaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
Tietoja luovutetaan säännöllisesti yhteistyökumppaneille, jotka tarjoavat Metsästäjäliiton jäsenyyteen perustuvia etuja ja palveluita, kuten vakuutusyhtiölle ja polttoainealennuksen myöntäneelle huoltoasemaketjulle.
Seura voi luovuttaa jäsenten henkilötietoja luotettaville yhteistyökumppaneille ja kolmannelle osapuolelle metsästykseen ja muuhun Seuran toimintaan liittyviin markkinointitarkoituksiin.
Muusta tietojen luovuttamisesta päättää Seuran hallitus tapauskohtaisesti. Seura voi päättää esimerkiksi tietojen luovuttamisesta tutkimustarkoituksiin.
Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu seuraaville palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun, kuten:
• IT-palveluiden toimittajille
• Metsästäjäliiton jäsenlehden painotalolle lehtien postittamiseksi
• Metsästäjäliiton jäsenkorttien painotalolle jäsenkorttien toimittamiseksi
7. HENKILÖTIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN
Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle.
8. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai Seuran lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.
Seura säilyttää jäsenien henkilötietoja niin kauan kuin jäsenyys jatkuu. Entisten jäsenien henkilötietoja säilytetään 6 kuukauden ajan jäsenyyden päättymisestä. Tämänkin jälkeen Seura säilyttää kirjanpitovelvollisuuden täyttämiseksi tarpeellisia henkilötietoja 6 vuoden ajan sen vuoden päättymisestä, jolloin tilikausi päättyi.
9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Miten jäsen voi vaikuttaa tietojen käsittelyyn?
Rekisteröity voi käyttää alla kuvattuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä: huotarineramiehet@gmail.com. Rekisteröity voi esittää pyynnön myös henkilökohtaisesti Seuran kohdassa 2 viitatulle yhteyshenkilölle.
Seura voi tarpeen mukaan pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja, jotka ovat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi.
9.1 Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada Seuralta vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.
Kun rekisteröity käyttää oikeuttaan saada pääsy tietoihin, Seura toimittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, Seura voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
9.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää Seuraa oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla Seuralle lisäselvitystä postitse tai sähköpostitse.
9.3 Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada Seura poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:
• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä kyseisten tietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;
• Seura on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava Seuraan sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
9.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Seura rajoittaa henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, jos:
• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
• Seura käsittelee henkilötietoja lainvastaisesti, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista;
• Seura ei tarvitse enää henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
• rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja odottaa sen toteamista, syrjäyttävätkö Seuran oikeutetut perusteet rekisteröidyn vastustamisen perusteet.
9.5 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada Seuralle toimittamat henkilötietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:
• käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• käsittely perustuu joko rekisteröidyn suostumukseen tai rekisteröidyn henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.
9.6 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinointia tai suoramarkkinointitarkoituksessa suoritettua henkilötietojen käsittelyä ei saa enää tehdä vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.
9.7 Oikeus peruuttaa suostumus
Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa.
10. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu rekisteröidyn tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia.
11. MISTÄ HENKILÖTIEDOT ON SAATU
Seura kerää henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.
12. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TURVALLISUUS
Henkilötiedot säilytetään järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin tai muuten teknisin keinoin suojattuja.
Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Ainoastaan niillä Seuran edustajilla, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy Seuran käsittelemiin henkilötietoihin.